【Tokyoリリース】Legal Service Deliveryの新機能

(本記事は、こちらのBlog記事の翻訳です)

企業の法務部門は、会社のブランドを保護するためにリスクを軽減しながら、より多くの業務を迅速かつ低コストで行うことが求められています。これは電子メールやスプレッドシートを使用した従来の方法では難しいことですが、ServiceNow® Legal Service Delivery を利用すれば簡単にできます。これにより、法務部門はデジタルの力で手動プロセスを、自動化されたワークフローに変換し、コストを削減しながらチームの生産性と効率の両方を高めることができます。

Tokyo リリースは、お客様からの直接のフィードバックに基づいた 3 つの新機能を基盤として作成されています。まず、従業員の申し立てを追跡して対応するように設計された新しい Legal Investigations アプリを使用して、すぐに利用可能なワークフローを拡張しました。次に、外部ドキュメントストレージでリクエストと重要事項の両方をサポートし、サービスの効率を改善しました。最後に、複数部門の共有サービス組織との連携を強化するために、Universal Request のサポートが追加されました。

Legal Investigations

お客様は、利益相反、知的財産の盗難、セクシャルハラスメントなどに関する社内報告や内部告発を管理する (これらが報告されないことのリスク管理も含む) デリケートなプロセスの簡単な管理方法を求めていました。これを実現するためには、電子メールやスプレッドシートから、効率的で安全な合理化されたワークフロープロセスに移行する必要がありました。

新しいワークフローでは、Employee Center、Anonymous Report Center、電子メールなど、これらの申し立てを送信する方法が複数用意されています。これらの申し立てに対応する法務チームには、面談、証拠収集、その他の要処置事項などの一連のポリシーと手順が提供されます。これらは定型化されていますが、必要に応じて構成可能です。また、ServiceNow のすべてのワークフローと同様に、適切なアクセス権を持つユーザーが調査の進行状況と履歴をすべて確認できるため、全体を通してプライバシーを確実に維持できます。

外部ストレージの機能強化

法務チームは、企業を代表してドキュメントの審査と編集に大半の時間を費やしているため、一元管理された安全なリポジトリの変更を追跡することが最重要になります。このようなプロセスを簡素化するために、主要なクラウドドキュメントストレージベンダーと Legal Service Delivery を統合しました。

法務部門にリクエストすると、添付ファイルが自動的にクラウドストレージプロバイダーに転送されるため、簡単にアクセスして参照し、編集することができます。法務部門では、同時に複数のストレージプロバイダーと連携する場合もあるため、そのようなユースケースをサポートするために、システムを、Box、OneDrive、Google Drive などのワークフローまたはプラクティスエリアに基づいて特定のストレージオプションが割り当てられるように構成できます。これにより、柔軟性を最大限に高めることができます。セキュリティはこれまでどおり各クラウドストレージプロバイダーのプロセス全体で自動化されるため、機密性を確実に維持できます。

Universal Request

多くの組織が ServiceNow を導入し、共有サービスまたはグローバルビジネスサービスを活用して、すべての部門にサービスを提供していますが、それに伴い、従業員からのリクエストのプロセスを簡素化することがますます重要になっています。従業員は、このような要求をどこに、そして誰にしたらよいか把握していないことが多いため、Universal Request では、IT、人事、職場サービス、そして現在は法務を含む部門、またはこれら複数の部門間で管理できる、リクエストの単一の参照ポイントを提供しています。

従業員のリクエストは、定義されたルールに基づいて法務部門に直接転送できます。従業員がリクエスト先を推測する必要がありません。人事と法務の両方のサポートが必要になる従業員の異動など、多くのリクエストには複数の部門が関係しています。リクエストが間違った部門に転送されたり、別のチームによるフォローアップが必要になったりする場合でも、法務チームはリクエストを簡単に転送し、プロセス全体を通じて従業員に情報を提供できます。

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これらは、Tokyo リリースで Legal Service Delivery に追加される新機能のほんの一部です。詳細については、こちらからリリースノートと製品ドキュメントを参照してください。また、Tokyo リリースのWebイベント「Now Platform Tokyo Release Broadcast」にもぜひご参加いただき、詳細をご確認ください。