汎用的なタスク管理機能を作ることになった経緯

みなさんはServiceNowの開発を行うとき、どのように開発作業を管理していますか？ 要件をストーリーの一覧にまとめて管理されている方が多いのではないでしょうか？

開発プロジェクトにおいては、要件を固める前に技術調査のタスクが発生したり、打ち合わせ用の資料作成が発生したりと、常に種々雑多なタスクが発生します。このタスクを逐一ストーリーとして登録してしまうと、肝心な開発作業の進捗が見えにくくなってしまいます。そこで、以前、私たちは、このタスク管理をExcelのToDo一覧を作成してオンラインストレージ上の同時編集機能を利用していました。しかしながら、オンラインストレージの同時編集機能では、EXCEL更新の競合が起こり、不都合が生じたため、ファイルロック機能で排他をかける運用となりました。この運用は、他のメンバーの更新を待つ、待ち行列が発生することから、非常に非効率な運営でした。

そんなある日、あるServiceNowユーザから、日々発生するタスクを効率的に集中管理する方法がなく困っているという悩みを聞きました。自分たちも困っている内容であり、どこでも同様の悩みを持つんだなと気づきました。どこの現場でも抱える課題であれば、せっかくなら自分たちの持てるServiceNowの技術で解決してしまおうということになりました。

まずは、タスクを管理するのに適したOOTB機能がないかとServiceNow上のtask拡張テーブルを探しましたが、目的のテーブルを見つけ出すことができませんでした。いろいろメンバーと議論した結果、カスタムテーブルで新たに機能を作成することにしました。

タスク管理の仕組み

「汎用的なタスク管理機能」仰々しい名前ですが、その実態はtaskテーブルを拡張したカスタムテーブルにすぎません。百聞は一見に如かず。実際の画面をご覧いただきたいと思います。

【フォーム画面】

【リスト画面】

作成したカスタムテーブルに日付や工数に関するフィールドをいくつか追加しただけの代物で、慣れた方なら30分で作れるような簡単さです。

この機能を作成・活用したことにより、私たち開発チームは多くのメリットを得ました。その中からいくつか紹介させていただきます。

メリットその１ Excelからの解放！

前述の通り、オンラインストレージ上のExcel 一覧管理は、排他や競合が頻発し、ストレスがたまっていました。

しかし、ExcelではなくServiceNow上でタスクを管理することで、Excelファイルの取り合いや更新待ちはなくなりました。さらに、開発を行っている同一基盤のServiceNow上でタスクを管理・更新できる為、オンラインストレージにアクセスしてExcelを開く、という作業がなくなりました。毎日、何度も行う作業の手順は、一つでも簡略化されると、かなりの作業効率アップを実感できます！

メリットその２ タスクだけでなく、ユーザからの意見聴取も可能！

Agile開発中心となるServiceNowではユーザからの意見が重要です。汎用的なタスク管理機能には、リリース前にユーザに機能を利用した後のフィードバックを管理できる機能を追加しました。

タスクの作業メモを用いてユーザとの会話をフィードバック管理に記録することで、検討の経緯のトレーサビリティも確保できるなど、想定以上のメリットを得ることができました！

フィードバック管理機能を汎用的なタスク管理機能に組み込んだ後で、ITBMのストーリー機能の技術検証を実施しました。検証作業の中で、ストーリーと汎用的タスク管理機能を組み合わせることで、なぜそのような開発を行うことになったか追跡作業が楽になるだろう、というアイデアも飛び出しました！

メリットその３ 開発メンバーの稼働時間も管理可能！

作成したタスクテーブルには、タイムカードテーブルを紐づけており、各作業者がそのタスクにかけた稼働時間を記録する運用にしています。

タイムカードに記録した稼働時間は集計レポートで様々な観点から分析を行い、開発メンバーの稼働状況やプロジェクト工数の実績の可視化を図っています！

おわりに

いかがでしたでしょうか？

紹介させていただいたタスク管理機能を作成するには、高いスキルも開発工数も必要ありませんが、当機能を利用することで、多くのメリットを得られることが検証できました。

私たちはServiceNowを活用することで、少ない労力で多くの効果を享受、提供できることを実感しております。

このほかにも弊社では様々な検証、活用を行っております。日々当たり前の様に取り組んでいる作業でも視点を変え、ServiceNowを活用することで働き方改革を実現することが出来るという経験をより多くの方に伝え、お客様へ魅力的な提案につなげていきます。

最後まで、お付き合いいただき、ありがとうございました。

三井情報株式会社

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